Rapport

Het uitpluizen van een berg verzamelde informatie, orde scheppen in de chaos van aantekeningen, heldere conclusies formuleren: het zijn allesbehalve gemakkelijke klussen. Het schrijven van onderzoeksrapporten stellen we dan ook graag uit. Eigenlijk is dat uitstellen nergens voor nodig; met een goede voorbereiding en een systematische aanpak kun je redelijk eenvoudig tot een goed rapport komen!

Wat moet je doen voordat je begint met schrijven?

Het doel bepalen

Denk na over het doel van je rapport: wat wil je bereiken? Wil je de lezer informeren over bijvoorbeeld alternatieve mogelijkheden van een bepaald plan? Of heb je al besloten wat de beste aanpak is en wil je de lezer van jouw keuze overtuigen? Hoe duidelijker je het doel voor ogen hebt, hoe zorgvuldiger je informatie kunt selecteren en hoe concreter en scherper je kunt schrijven.

Je doelgroep verkennen

Denk na over je doelgroep: wie leest straks jouw rapport? Als je weet voor wie je schrijft, is het kiezen van een stijl gemakkelijker. Weet je lezerspubliek bijvoorbeeld al veel over het onderwerp, dan kun je bondig formuleren. Behandelt jouw rapport een abstract, theoretisch onderwerp, dan is het wellicht verstandig om veel voorbeelden te gebruiken.

Informatie verzamelen

Begin tijdens het onderzoek al met het aanleggen van een bronnenlijst. Je hebt dan je geraadpleegde boeken en websites nog bij de hand. Het achteraf opzoeken van de juiste titel of auteursnaam kost gigantisch veel tijd. Daarnaast bestaat het risico dat je de juiste bron niet meer terugvindt. Noteer daarom meteen waar je een citaat vandaan hebt gehaald en schrijf vervolgens alle gegevens van de bron op.

Informatie selecteren en ordenen

• Het schrijfproces verloopt gemakkelijker wanneer je vooraf al grofweg bepaalt welke informatie je in je rapport wilt gebruiken. Slechts een gedeelte van wat je hebt bestudeerd, komt uiteindelijk in je rapport.
• Vervolgens is het handig de informatie te ordenen. Hierdoor kun je tijdens het schrijven informatie snel terugvinden en voorkom je dat je weer die hele stapel boeken moet doorzoeken voor dat ene hoofdstuk. Het maken van een concept-hoofdstukindeling helpt je bij het sorteren van verschillende delen. Hetzelfde geldt voor de mapindeling op je pc; hoe beter je die ordent, hoe sneller je informatie terugvindt.
• Probeer dus zo vroeg mogelijk een concept-inhoudsopgave te maken. Dit dwingt je namelijk na te denken over de opbouw van het rapport, hoeveel hoofdstukken je nodig hebt en hoe je de informatie over de hoofdstukken kunt verdelen. Het schrijven van het rapport vergaat je hierdoor gemakkelijker. Bovendien kunnen collega’s aan de hand van de concept-inhoudsopgave feedback geven en je zo helpen om tot een logische opbouw te komen.

Nadenken over de lay-out

• Bewaar afbeeldingen (illustraties, grafieken, tabellen, etc.) in een aparte map. Hierdoor voorkom je dat je gedurende het schrijven moet zoeken naar een geschikt plaatje. Probeer afbeeldingen ook direct op zo'n manier vast te leggen, dat ze geschikt zijn voor publicatie. Verschijnt je rapport in grote oplagen, schakel dan de hulp van een dtp-er in en vraag in welk bestandsformaat je illustraties het beste kunt aanleveren. Scan foto’s meteen met een hoge resolutie. 
• Bepaal het lettertype van je rapport. Niets is vervelender dan op allerlaatste moment je hele rapport na te moeten lopen op tabs en spaties vanwege verandering van lettertype. Het is beter om van tevoren een lettertype te bepalen en een opmaakprofiel te kiezen.  

Beginnen met schrijven

Schrijf een eerste grove versie van je rapport. In de eerste versie zet je informatie op de juiste plaats. Je concentreert je dan met name op de opbouw van je verhaal. 

Hoe schrijf je een rapport?

Wanneer je weken, zo niet maanden met de inhoud van je stuk bezig bent, vergeet je als rapportschrijver vaak te letten op het taalgebruik. En juist dàt is één van de belangrijkste zaken! De inhoud kan nog zo interessant zijn, maar als je onsamenhangend en slordig schrijft, begrijpt niemand je rapport, laat staan dat iemand het helemaal uitleest. Vandaar het volgende:

• Het staat professioneel wanneer je je rapporten in de neutrale derde persoon schrijft. Zinsnedes zoals 'naar mijn mening' of 'hieruit concluderen wij' kun je dan achterwege laten. Bovendien weet de lezer al wiens conclusies en bevindingen hij leest, omdat jouw naam op het rapport staat. Wanneer een rapport echter toch in de ik-vorm is geschreven, heeft de auteur vaak een meer persoonlijke band met het onderwerp.
• Het is belangrijk dat je, in verband met het hoge informatiegehalte, spaarzaam bent met lange zinnen. Je kunt beter veel korte zinnen gebruiken, dan alle informatie in een paar lange proppen. Probeer korte zinnen wel af te wisselen met met langere.
• Denk goed na over het gebruik van vaktermen. Kent de lezer die? Zo niet, leg ze dan uit en gebruik in je tekst zoveel mogelijk omschrijvingen of (reeds bekende) synoniemen.
• Gebruik voorbeelden. Hierdoor maak je je tekst begrijpelijk en concreet.
• Citeer bronnen als je een stelling zelf niet beter kunt verwoorden dan de betreffende bron, of wanneer je bijvoorbeeld gebruikmaakt van statistieken. Achter het citaat moet je de bron natuurlijk wel vermelden. Wanneer je een boek of artikel hebt gebruikt, vermeld je de achternaam van de schrijver en het jaar van publicatie. Bijvoorbeeld: “Hogeweg, 2004”. In de bronnenlijst noteer je de volledige titelgegevens: “Hogeweg, R. (2004), Een goed rapport.”
• Schrijf zoveel mogelijk in de actieve vorm: gebruik dus zo min mogelijk 'worden'. Liever: "Het management onderschrijft de bevindingen." Dan: "De bevindingen worden door het management onderschreven."
• Let op herhalingen. Niets is zo irritant om op één pagina tien keer een woord als 'managementteam' te lezen. Je kunt dit voorkomen door het gebruik van synoniemen en verwijswoorden.
• Strooi niet met bijvoeglijke naamwoorden: 'een enorme groei', 'een langdurige inspanning', 'een immense prestatie'. Als je niet uitlegt hoe groot de groei of inspanning precies is, roept een dergelijke omschrijving vragen op. Wees daarom zo concreet mogelijk en kijk goed waar je in de tekst bijvoeglijke naamwoorden gebruikt.
• Schrijf foutloos: geen typ- en spelfouten dus. Een A4-tje foutloos inleveren is natuurlijk gemakkelijker dan een rapport van dertig pagina’s. Toch kun je het aantal spelfouten tot het minimum beperken door je schrijfwerk in verschillende rondes na te kijken. De eerste ronde let je bijvoorbeeld op de spelling van werkwoorden: heb je alles juist vervoegd? De tweede ronde let je op verwijswoorden zoals 'die' of 'dat', vervolgens pak je de leestekens aan en tot slot let je op spaties en het afbreken van woorden. Ook is het verstandig om je tekst door een collega te laten nalezen. Vertrouw niet blind op de spellingscontrole van je tekstverwerker!
• Tijdens het schrijven gebeurt het vaak dat je bepaalde informatie nog moet opzoeken. Vaak noteer je dan 'nog opzoeken' of 'later toevoegen'. Het probleem is dat je later vaak vergeet die informatie toe te voegen. Dit kun je voorkomen door dergelijke passages in je tekst te markeren met tekens als '##'. Wanneer je helemaal klaar bent met schrijven, zoek je met de tekstverwerkersfunctie 'zoek en vervang' dergelijke passages gemakkelijk op, en voeg je de informatie alsnog toe. 

Uit welke onderdelen bestaat je rapport?

Hoe uitgebreid je rapport wordt, hangt af van het onderwerp en de hoeveelheid tijd die je eraan kunt besteden. Ieder rapport bevat een aantal standaard onderdelen.

Het begin van een rapport

Omslag

De omslag oftewel de 'cover' is het eerste wat de lezer ziet. Vandaar dat ook belangrijk is dat je hier veel aandacht aan besteedt. Met de omslag moet je de lezer prikkelen en uitnodigen te gaan lezen. Kies een titel die goed de lading van het stuk dekt. Op de opslag moeten de volgende punten worden vermeld:

• De titel
• Een ondertitel (optioneel)
• De naam van de auteur
  

Titelpagina

De tweede pagina van het rapport, de titelpagina, bevat meer informatie dan de omslag. Op de titelpagina vermeld je wederom de titel, de ondertitel (op identieke wijze als op de omslag) en de naam van de auteur. Je voegt vervolgend toe:

• Plaats en datum (of jaar) van publicatie.
• De naam van de instelling waarvoor je het rapport hebt geschreven.
• Een volgorde- of documentatienummer (optioneel).

Inhoudsopgave

De inhoudsopgave is een belangrijk element in een rapport, omdat hij fungeert als een 'routekaart' voor de lezer. Niet alleen moet de paginanummering kloppen, ook de onderverdeling in hoofdstukken moet logisch zijn. De lezer moet aan de hand van de titels meteen begrijpen waar hij bepaalde informatie kan vinden. Let erop dat de titels in de inhoudsopgave overeenkomen met de titels bovenaan de hoofdstukken. Eveneens moet je bedenken dat:

• De volgende onderdelen geen hoofdstuknummer krijgen: de samenvatting, het voorwoord, verklarende woordenlijst en/of symbolenlijst, (eventuele) opgave van figuren of tabellen en de bijlagen.
• De omslag, de titelpagina, het voorwoord, de inhoudsopgave en de samenvatting geen paginanummer krijgen.

Voorwoord

In het voorwoord kun je informatie kwijt over bijvoorbeeld voor wie het rapport bestemd is (doelgroep), hoe het rapport tot stand is gekomen (project, doctoraalonderzoek, etc.) en gegevens over jou als auteur. Vaak wordt het voorwoord echter gebruikt voor dankbetuigingen. Begeleiders, opdrachtgevers worden bedankt voor hun hulp of adviezen tijdens het schrijfproces. Wees daarmee echter terughoudend; voor de meeste lezers is dit oninteressant. Je kunt mensen ook bedanken door bij het rapport een begeleidende brief te voegen waarin je de betreffende persoon persoonlijk bedankt. Het voorwoord kun je dan ook achterwege laten. Het voorwoord is vaak het enige gedeelte in een rapport waarin je schrijft in de persoonlijke vorm, de ik-vorm.

Samenvatting

De meeste lezers komen niet verder dan de inleiding en de samenvatting. Meestal vanwege tijdsdruk lezen ze alleen de samenvatting. Het is dan ook heel belangrijk dat je aan dit onderdeel voldoende aandacht besteedt. Je kunt de samenvatting beschouwen als een combinatie van de inleiding en de conclusie, alleen dan in verkorte vorm.

Verklarende woordenlijst

Een verklarende woordenlijst neem je alleen in je rapport op wanneer de lezer niet of nauwelijks bekend is met het onderwerp, of wanneer dat zeer technisch van aard is. Zorg ervoor dat je begrippen omschrijft in heldere bewoordingen. Introduceer in je omschrijvingen geen andere onbekende begrippen.

Symbolenlijst

Een symbolenlijst stel je samen wanneer bepaalde symbolen vaak in je rapport voorkomen.

Inleiding

De inleiding fungeert net zoals de inhoudsopgave als een routekaart voor de lezer; hier leg je uit wat de lezer kan verwachten van jouw rapport. De inleiding moet antwoord geven op de vragen:

• Wat is het onderwerp, hoe luidt de probleemstelling?
• Waarom heb je dit rapport geschreven, wat is het doel en het belang van het stuk?
• Wat is de werkwijze en hoe ziet de structuur van het rapport eruit?

Verder moet de inleiding prikkelend zijn. Een goede inleiding maakt de lezer nieuwsgierig; hij wil meer weten over het onderwerp.

Het middengedeelte

Het middengedeelte van een rapport bestaat meestal uit een aantal kernhoofdstukken en de conclusies/aanbevelingen.

Conclusies/aanbevelingen

Niet iedereen leest het hele rapport voordat hij bij de conclusies aanbelandt. Die moet je dan ook zo beschrijven dat zowel de lettervreter als de gehaaste lezer hem begrijpt. Let er dan ook op dat:

• Je conclusies geen verrassingen bevatten. Het is verwarrend wanneer je in een conclusie nieuwe informatie verwerkt. De onderbouwing van de conclusie moeten lezers in de voorgaande hoofdstukken altijd kunnen terugvinden.
• Je je conclusies kernachtig verwoordt. Lezers moeten in één oogopslag zien wat de kernpunten zijn.
• Je ook echt conclusies trekt. Geef geen verkorte versie van een voorgaand hoofdstuk weer om het vervolgens aan de lezer over te laten om daaruit een conclusie te trekken. Het is jouw taak als rapportschrijver om informatie te interpreteren en daar vervolgens iets uit te concluderen.
• Als de opdrachtgever erom heeft gevraagd, kun je aan je rapport ook een lijst met aanbevelingen toevoegen.

Het slotgedeelte van een rapport

Bronnenlijst

Vernoem je bronnen consequent door het gehele rapport. Ook informatie die je op het internet hebt gevonden, moet je in je rapport vermelden. Bij het samenstellen van een bronnenlijst moet je eveneens er voor zorgen dat:

• Je alleen bronnen vermeldt die je geraadpleegd hebt en in je rapport noemt.
• Je bronnen op alfabetische volgorde zet.
• Je bronnen sorteert op type: boeken, internet, audiobestanden, et cetera. 

Bijlagen

Het gebruik van bijlagen is een goede manier om (kern-)hoofdstukken bondig te houden; bijlagen lenen zich uitstekend voor het weergeven van gedetailleerde informatie of bijvoorbeeld gebruikte vragenlijsten. Bedenk wel dat lezers nooit verplicht moeten zijn om bijlagen te raadplegen, omdat ze anders de bijbehorende hoofdstukken niet begrijpen. Eveneens moet je er in de tekst voor zorgen dat het voor de lezer duidelijk is naar welke bijlage je verwijst, en waar die bijlage is te vinden. Voorzie bijlagen dan ook altijd van een nummer, omschrijving en een paginanummer. 

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je kunt rapporteren?

In een advertentie wordt gevraagd om een informatiemanager die goed kan rapporteren. Waarom zou dat zo belangrijk zijn, vraag je je af. Als je iets wilt veranderen, zul je door een rapportage te schrijven anderen moeten overtuigen van de noodzaak van bijvoorbeeld de aanpassing van het systeem.

In je huidige baan schrijf je dikwijls rapporten. Je hebt gemerkt dat je lezers het prettig vinden een zo beknopt mogelijk rapport met een heldere argumentatie te ontvangen. De tegenargumenten zet je er meestal ook bij. Jouw rapporten worden daardoor door je huidige baan als zeer betrouwbaar gezien.

Dit zet je in je sollicitatiebrief en neemt een goed voorbeeld mee naar het sollicitatiegesprek.

Andere voorbeelden

Marktonderzoeker: Ik zorg er in mijn rapporten voor dat de cijfers zoveel mogelijk beeldend gemaakt worden, zodat iedereen het kan begrijpen. Ik maak grafieken en tabellen zodat de lezers in een oogopslag kunnen zien wat het resultaat is van mijn onderzoek. Het achterliggende cijfermateriaal doe ik in een bijlage, zodat ik de meer specialistische lezer ook bedien.

Adviseur/consultant: Mijn adviezen zet ik altijd in een rapport. Dat ziet eruit om door een ringetje te halen. Zowel aan de inhoud, de stijl als de opmaak mag niets aan te merken zijn. Fouten of onduidelijkheden leiden de lezers af van de inhoud, en dat is zonde van hun tijd. Daar betalen ze me niet voor.

Aanbevolen websites

• Deze online leerschool biedt een overzicht van allerlei nuttige websites op het gebied van rapporteren.
• De Fontys Hogeschool doorloopt op haar website de verschillende fasen van het schrijfproces door middel van een gestructureerd overzicht.

Geraadpleegde boeken

• Zeker voor de onervaren rapportschrijver biedt Een goed rapport uitkomst vanwege de handige checklists en vele schrijftips (Hogeweg, R., Thieme Meulenhoff, 2004).
• Kernachtig legt Wim Hoogland uit waaraan de standaardonderdelen van een rapport moeten voldoen (Rapport over rapporteren, Hoogland, W., Wolters Noordhoff, 1995).

Auteur: Janine Bruinooge